На любом предприятии выполняются служебные обязанности, связанные с закупкой сырья и материалов, а для торговых предприятий – готовой продукции. Эффективность работы напрямую зависит от результатов деятельности, направленной на отслеживание ситуации на рынке, выявление потенциальных и реальных поставщиков. Выполнение работы носит не разовый, а постоянный характер, так как производство имеет тенденцию к расширению и на рынке появляются новые компании, а также материалы. Для поиска поставщиков применяется стандартная схема, состоящая из четырех этапов.
1 этап — поиск потенциального поставщика
Для поиска потенциальных поставщиков используется следующий механизм действий:
* проведение конкурсов (тендеров);
* изучение рекламных материалов (фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.п.);
* посещение ярмарок, выставок;
* личные контакты с возможными поставщиками (переписка, телефонные обзвоны, деловые встречи).
Конкурсные торги (тендеры) — распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Тендеры проводятся в случае, если предполагается закупить сырье, материалы на большую денежную сумму или наладить долгосрочные связи. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель решает проблему получения требуемого предложения, одновременно, выбирая наилучшего поставщика. Проведение тендера осуществляется по следующей схеме:
* формирование условий тендера;
* разработка и публикация тендерной документации;
* рекламная кампания;
* проверка оценочной квалификации участников тендера;
* проведение анализа тендерных предложений;
* определение победителя тендера.
По итогам первого этапа формируется список потенциальных поставщиков, который может постоянно дополняться.